Informace o zpracování osobních údajů obchodních partnerů

Na základě Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (dále také jen „GDPR“) vám sdělujeme informace o zpracování osobních údajů obchodních partnerů, ke kterému dochází v souvislosti s naší podnikatelskou činností.

V souvislosti s naší podnikatelskou činností zpracováváme kontaktní údaje našich dodavatelů a zákazníků .

Jedná se o údaje, které potřebujeme pro zajištění plnění smlouvy nebo objednávky a následnou fakturaci, případně řešení reklamací. Také pracujeme s kontaktními údaji, které potřebujeme v oprávněném zájmu pro organizační zajištění dodávek.

1. Kontaktní údaje

Správcem osobních údajů je VARS BRNO a.s., Kroftova 3167/80c, 616 00 Brno.

Kontaktní údaje na osobu odpovědnou za ochranu osobních údajů jsou: osobniudaje@vars.cz

2. Tabulka zpracování osobních údajů

Název zpracování	Účel zpracování	Kategorie osobních údajů	Právní titul	Upřesnění právního titulu	Zdroj údajů	Doba uložení	Další příjemci
Účetnictví - papírová evidence	Evidence účetních dokladů	Kontaktní a fakturační údaje	Právní povinnost	Zákon o účetnictví č. 563/1991 Sb.	Subjekt údajů	10 let	Auditoři, daňový poradce
Účetnictví - elektronické evidence	Evidence účetních dokladů	Kontaktní a fakturační údaje	Právní povinnost	Zákon o účetnictví č. 563/1991 Sb.	Subjekt údajů	10 let	Auditoři, daňový poradce
Evidence zákazníků, dodavatelů v účetnictví	Evidence účetních dokladů	Kontaktní a fakturační údaje	Právní povinnost	Zákon o DPH č. 235/2004 Sb.	Subjekt údajů	10 let	Nejsou
Účetnictví - archivace listin	Archivace účetních dokladů	Kontaktní a fakturační údaje	Právní povinnost	Zákon o DPH č. 235/2004 Sb.	Subjekt údajů	10 let	Nejsou
Účetnictví - archivace dat	Evidence účetních dokladů	Kontaktní a fakturační údaje	Právní povinnost	Zákon o DPH č. 235/2004 Sb.	Subjekt údajů	10 let	Nejsou
Evidence zákazníků, dodavatelů	Řízení firmy pomocí ERP systému (podnikový informační systém)	Kontaktní a fakturační údaje	Uzavření nebo plnění smlouvy		Subjekt údajů	10 let	Nejsou
Evidence zákazníků, dodavatelů	Řízení firmy pomocí ERP systému	Kontaktní a fakturační údaje	Oprávněný zájem		Subjekt údajů	Do uznání žádosti o výmaz / po dobu trvání oprávněného zájmu	Nejsou
Evidence dodavatelů	Evidence dodavatelů k objednávkám	Kontaktní a fakturační údaje	Oprávněný zájem		Subjekt údajů	10 let	Nejsou
Soubory MS Office s osobními údaji obchodních partnerů na přenosných elektronických zařízeních (notebooky, mobilní telefony, …)	Aktuální a operativní údaje, zejména pro zpracování obchodní agendy a probíhajících zakázek	Kontaktní a fakturační údaje	Oprávněný zájem		Subjekt údajů	10 let	Nejsou
Předávání údajů dopravci - balíkové firmy + Česká pošta	Zajištění dopravy zboží k zákazníkům.	Kontaktní údaje	Uzavření nebo plnění smlouvy		Subjekt údajů	10 let	Dopravce
Zpracování kontaktů v ERP systému	Získávání nových zákazníků	Kontaktní údaje	Souhlas		Vizitky z veletrhu, údaje z veřejně dostupných webových stránek, telefonáty	Po dobu trvání souhlasu.	Nejsou
Rozesílání pozvánek na semináře a dalších informací	Šíření obchodních sdělení v podobě odborných informací a zpráv, marketingových materiálů, nabídek našeho zboží nebo služeb	Kontaktní údaje	Oprávněný zájem		Subjekt údajů	Do uznání žádosti o výmaz / po dobu trvání oprávněného zájmu	Nejsou
Zálohování dat ERP	Provozní a právní povinnost	Vše z ERP	Právní povinnost	Zejména zákon o DPH č. 235/2004 Sb.	Subjekt údajů	10 let	Nejsou
Archivace dat ERP	Provozní a právní povinnost	Vše z ERP	Právní povinnost	Zejména zákon o DPH č. 235/2004 Sb.	Subjekt údajů	10 let	Nejsou
Vzdálená správa ERP dodavatelem	Zajištění provozu ERP	Všechny z ERP	Oprávněný zájem	Za účelem zajištění aktualizací systému a uživatelské podpory			Zpracovatel ERP

3. Vysvětlení k tabulce a zpracováním

Právní tituly – jsou zákonná odůvodnění zpracování a jsou definovány v nařízení GDPR, článcích 6 a 9.

Doba uložení – znamená, po jakou dobu jsme oprávněni nebo povinni vaše údaje zpracovávat a mít je uloženy.

Další příjemci – zde uvádíme, jakým dalším příjemcům údaje předáváme. Pokud je uvedeno „Nejsou“, pak to znamená, že je nikomu nepředáváme.

Zdroj údajů – zde uvádíme, od koho jsme osobní údaje získali. Pokud je uvedeno „Subjekt údajů“, pak to znamená, že jsme je získali přímo od osoby, které se týkají.

Nemáme v úmyslu vaše osobní údaje předávat mimo EU nebo nějaké mezinárodní organizaci.

V případech, kdy je zpracování založeno na právním titulu „Uzavření nebo plnění smlouvy“, potřebujeme vaše osobní údaje pro uzavření smlouvy a její následné plnění, bez nich není možné smlouvu uzavřít.

V případech, kdy je zpracování založeno na právním titulu „Právní povinnost“, potřebujeme vaše osobní údaje zpracovávat na základě zákonných požadavků na dobu stanovenou daným zákonem. Po tuto dobu zpracování nesmíme omezit ani vymazat.

Vaše osobní údaje budeme zpracovávat pouze za účely uvedenými v tabulce.

4. Popis práv subjektů údajů

Jako subjekt údajů (fyzická osoba, o níž jsou údaje zpracovávány) máte k vašim osobním údajům tato práva:

Právo	Upřesnění
Požadovat výpis	Jedná se o výpis údajů, které o vás vedeme, tzv. právo na přístup. Výpis provedeme ve formátu podle našich možností. Nemáte právo požadovat výpis ve vámi stanoveném formátu. Výjimkou, kdy nesmíme výpis provést, jsou případy, týkající se dokumentů, jejichž zveřejněním by byla ohrožena práva a svobody jiných osob. Jedná se o osobní údaje dalších osob, ochranu obchodního tajemství, duševního vlastnictví apod.
Požadovat opravu	Pokud zjistíte, že o vás vedeme nepřesné, zastaralé nebo neúplné údaje, požádejte o jejich opravu nebo doplnění.
Požadovat výmaz	Výmaz musíme provést v případech, kdy bychom měli uložené osobní údaje po stanovené době uložení nebo neměli platný právní titul. Výmaz nesmíme ze zákona provést v případech, kdy je zpracování prováděno z titulu Plnění smlouvy nebo Právní povinnosti.
Požadovat omezení zpracování	Toto se týká zpracování z titulu oprávněného zájmu. K omezení zpracování dojde v případě podání námitky a omezení bude trvat po dobu posuzování námitky.
Podat námitku proti zpracování	Podat námitku lze v případech, kdy je zpracování prováděno z titulu oprávněného zájmu. Námitka proti zasílání obchodních sdělení bude vždy uznána. V případech uvádění vašeho jména nebo jiného kontaktního údaje v zájmu poskytování služeb je možnost zneužití téměř vyloučena a pro tyto činnosti je to nezbytné. Proto tento náš oprávněný zájem považujeme za převažující a námitky neuznáváme.
Odvolat souhlas se zpracováním	To je možné v případech, kdy je zpracování prováděno na základě souhlasu. Pokud jste ke zpracování poskytli souhlas a odvoláte ho, bude zpracování ukončeno.
Požadovat výpis v přenositelném formátu	Výpis v přenositelném formátu můžete požadovat pouze v případech zpracování založených na právních titulech - plnění smlouvy a souhlasu. Můžete požadovat vypsání pouze těch údajů, které jste nám předali a které vedeme v elektronické podobě a nemáte právo požadovat formát. Předáme vám je ve formátu XLS s pojmenovanými sloupci.
Podat námitku proti automatizovanému rozhodování	Neprovádíme žádná zpracování založená na automatizovaném rozhodování.
Podat stížnost na dozorový úřad	V případě, že bychom vám na vaši žádost do 1 měsíce neodpověděli, můžete podat stížnost na Úřad na ochranu osobních údajů.

5. Způsob výkonu práv

Pokud budete chtít uplatnit některé z těchto práv, můžete si podat žádost tímto způsobem:

Osobně v sídle společnosti, kde bude ověřena vaše totožnost podle občanského průkazu nebo pasu a bude od vás převzata písemná žádost a sdělen termín vyřízení. Bez ověření totožnosti není možné žádost přijmout.

K datu vyřízení vám zde bude po opětovném ověření totožnosti předáno písemné Vyrozumění o výsledku žádosti a související materiály.

Za požadavek na více než jednu kopii jsme oprávněni účtovat poplatek odpovídající administrativním nákladům.

Úkony spojené s výkonem práv subjektů údajů jsou činěny bezplatně.

Jsou-li však žádosti shledány jako zjevně nedůvodné nebo nepřiměřené, zejména proto, že se opakují, pak můžeme:

Uložit přiměřený poplatek zohledňující administrativní náklady
Odmítnout žádosti vyhovět.

Chcete-li podat žádost elektronicky:

Zašlete ji e-mailem na adresu osobniudaje@vars.cz s vaším platným elektronickým podpisem, bez tohoto potvrzení totožnosti nemůže být uznána.
Nebo zašlete z vaší datové schránky do datové schránky yv4gu24.

Do žádosti uveďte:

Identifikační údaje – jméno, příjmení, datum narození
O výkon jakého práva žádáte – viz kapitola Popis práv subjektů údajů
Upřesnění žádosti – např. v případě opravy správné údaje
Telefon – pro případná upřesnění a domluvu na dalším postupu V případě, že vzniknou pochyby o vaší totožnosti, jsme oprávněni vás požádat o poskytnutí dodatečných informací pro potvrzení totožnosti.

V případě, že vzniknou pochyby o vaší totožnosti, jsme oprávněni vás požádat o poskytnutí dodatečných informací pro potvrzení totožnosti.

Verze dokumentu 1.0 platná od 24.5.2018.