Informace o zpracování osobních údajů obchodních partnerů
Na základě Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (dále také jen „GDPR“) vám sdělujeme informace o zpracování osobních údajů obchodních partnerů, ke kterému dochází v souvislosti s naší podnikatelskou činností.
V souvislosti s naší podnikatelskou činností zpracováváme kontaktní údaje našich dodavatelů a zákazníků .
Jedná se o údaje, které potřebujeme pro zajištění plnění smlouvy nebo objednávky a následnou fakturaci, případně řešení reklamací. Také pracujeme s kontaktními údaji, které potřebujeme v oprávněném zájmu pro organizační zajištění dodávek.
1. Kontaktní údaje
Správcem osobních údajů je VARS BRNO a.s., Kroftova 3167/80c, 616 00 Brno.
Kontaktní údaje na osobu odpovědnou za ochranu osobních údajů jsou: osobniudaje@vars.cz
2. Tabulka zpracování osobních údajů
Název zpracování |
Účel zpracování |
Kategorie osobních údajů |
Právní titul |
Upřesnění právního titulu |
Zdroj údajů |
Doba uložení |
Další příjemci |
Účetnictví - papírová evidence |
Evidence účetních dokladů |
Kontaktní a fakturační údaje |
Právní povinnost |
Zákon o účetnictví č. 563/1991 Sb. |
Subjekt údajů |
10 let |
Auditoři, daňový poradce |
Účetnictví - elektronické evidence |
Evidence účetních dokladů |
Kontaktní a fakturační údaje |
Právní povinnost |
Zákon o účetnictví č. 563/1991 Sb. |
Subjekt údajů |
10 let |
Auditoři, daňový poradce |
Evidence zákazníků, dodavatelů v účetnictví |
Evidence účetních dokladů |
Kontaktní a fakturační údaje |
Právní povinnost |
Zákon o DPH č. 235/2004 Sb. |
Subjekt údajů |
10 let |
Nejsou |
Účetnictví - archivace listin |
Archivace účetních dokladů |
Kontaktní a fakturační údaje |
Právní povinnost |
Zákon o DPH č. 235/2004 Sb. |
Subjekt údajů |
10 let |
Nejsou |
Účetnictví - archivace dat |
Evidence účetních dokladů |
Kontaktní a fakturační údaje |
Právní povinnost |
Zákon o DPH č. 235/2004 Sb. |
Subjekt údajů |
10 let |
Nejsou |
Evidence zákazníků, dodavatelů |
Řízení firmy pomocí ERP systému (podnikový informační systém) |
Kontaktní a fakturační údaje |
Uzavření nebo plnění smlouvy |
|
Subjekt údajů |
10 let |
Nejsou |
Evidence zákazníků, dodavatelů |
Řízení firmy pomocí ERP systému |
Kontaktní a fakturační údaje |
Oprávněný zájem |
|
Subjekt údajů |
Do uznání žádosti o výmaz / po dobu trvání oprávněného zájmu |
Nejsou |
Evidence dodavatelů |
Evidence dodavatelů k objednávkám |
Kontaktní a fakturační údaje |
Oprávněný zájem |
|
Subjekt údajů |
10 let |
Nejsou |
Soubory MS Office s osobními údaji obchodních partnerů na přenosných elektronických zařízeních (notebooky, mobilní telefony, …) |
Aktuální a operativní údaje, zejména pro zpracování obchodní agendy a probíhajících zakázek |
Kontaktní a fakturační údaje |
Oprávněný zájem |
|
Subjekt údajů |
10 let |
Nejsou |
Předávání údajů dopravci - balíkové firmy + Česká pošta |
Zajištění dopravy zboží k zákazníkům. |
Kontaktní údaje |
Uzavření nebo plnění smlouvy |
|
Subjekt údajů |
10 let |
Dopravce |
Zpracování kontaktů v ERP systému |
Získávání nových zákazníků |
Kontaktní údaje |
Souhlas |
|
Vizitky z veletrhu, údaje z veřejně dostupných webových stránek, telefonáty |
Po dobu trvání souhlasu. |
Nejsou |
Rozesílání pozvánek na semináře a dalších informací |
Šíření obchodních sdělení v podobě odborných informací a zpráv, marketingových materiálů, nabídek našeho zboží nebo služeb |
Kontaktní údaje |
Oprávněný zájem |
|
Subjekt údajů |
Do uznání žádosti o výmaz / po dobu trvání oprávněného zájmu |
Nejsou |
Zálohování dat ERP |
Provozní a právní povinnost |
Vše z ERP |
Právní povinnost |
Zejména zákon o DPH č. 235/2004 Sb. |
Subjekt údajů |
10 let |
Nejsou |
Archivace dat ERP |
Provozní a právní povinnost |
Vše z ERP |
Právní povinnost |
Zejména zákon o DPH č. 235/2004 Sb. |
Subjekt údajů |
10 let |
Nejsou |
Vzdálená správa ERP dodavatelem |
Zajištění provozu ERP |
Všechny z ERP |
Oprávněný zájem |
Za účelem zajištění aktualizací systému a uživatelské podpory |
|
Zpracovatel ERP |
3. Vysvětlení k tabulce a zpracováním
Právní tituly – jsou zákonná odůvodnění zpracování a jsou definovány v nařízení GDPR, článcích 6 a 9.
Doba uložení – znamená, po jakou dobu jsme oprávněni nebo povinni vaše údaje zpracovávat a mít je uloženy.
Další příjemci – zde uvádíme, jakým dalším příjemcům údaje předáváme. Pokud je uvedeno „Nejsou“, pak to znamená, že je nikomu nepředáváme.
Zdroj údajů – zde uvádíme, od koho jsme osobní údaje získali. Pokud je uvedeno „Subjekt údajů“, pak to znamená, že jsme je získali přímo od osoby, které se týkají.
Nemáme v úmyslu vaše osobní údaje předávat mimo EU nebo nějaké mezinárodní organizaci.
V případech, kdy je zpracování založeno na právním titulu „Uzavření nebo plnění smlouvy“, potřebujeme vaše osobní údaje pro uzavření smlouvy a její následné plnění, bez nich není možné smlouvu uzavřít.
V případech, kdy je zpracování založeno na právním titulu „Právní povinnost“, potřebujeme vaše osobní údaje zpracovávat na základě zákonných požadavků na dobu stanovenou daným zákonem. Po tuto dobu zpracování nesmíme omezit ani vymazat.
Vaše osobní údaje budeme zpracovávat pouze za účely uvedenými v tabulce.
4. Popis práv subjektů údajů
Jako subjekt údajů (fyzická osoba, o níž jsou údaje zpracovávány) máte k vašim osobním údajům tato práva:
Právo |
Upřesnění |
Požadovat výpis |
Jedná se o výpis údajů, které o vás vedeme, tzv. právo na přístup. Výpis provedeme ve formátu podle našich možností. Nemáte právo požadovat výpis ve vámi stanoveném formátu. Výjimkou, kdy nesmíme výpis provést, jsou případy, týkající se dokumentů, jejichž zveřejněním by byla ohrožena práva a svobody jiných osob. Jedná se o osobní údaje dalších osob, ochranu obchodního tajemství, duševního vlastnictví apod. |
Požadovat opravu
|
Pokud zjistíte, že o vás vedeme nepřesné, zastaralé nebo neúplné údaje, požádejte o jejich opravu nebo doplnění. |
Požadovat výmaz
|
Výmaz musíme provést v případech, kdy bychom měli uložené osobní údaje po stanovené době uložení nebo neměli platný právní titul. Výmaz nesmíme ze zákona provést v případech, kdy je zpracování prováděno z titulu Plnění smlouvy nebo Právní povinnosti. |
Požadovat omezení zpracování |
Toto se týká zpracování z titulu oprávněného zájmu. K omezení zpracování dojde v případě podání námitky a omezení bude trvat po dobu posuzování námitky. |
Podat námitku proti zpracování |
Podat námitku lze v případech, kdy je zpracování prováděno z titulu oprávněného zájmu. Námitka proti zasílání obchodních sdělení bude vždy uznána. V případech uvádění vašeho jména nebo jiného kontaktního údaje v zájmu poskytování služeb je možnost zneužití téměř vyloučena a pro tyto činnosti je to nezbytné. Proto tento náš oprávněný zájem považujeme za převažující a námitky neuznáváme. |
Odvolat souhlas se zpracováním |
To je možné v případech, kdy je zpracování prováděno na základě souhlasu. Pokud jste ke zpracování poskytli souhlas a odvoláte ho, bude zpracování ukončeno. |
Požadovat výpis v přenositelném formátu
|
Výpis v přenositelném formátu můžete požadovat pouze v případech zpracování založených na právních titulech - plnění smlouvy a souhlasu. Můžete požadovat vypsání pouze těch údajů, které jste nám předali a které vedeme v elektronické podobě a nemáte právo požadovat formát. Předáme vám je ve formátu XLS s pojmenovanými sloupci. |
Podat námitku proti automatizovanému rozhodování |
Neprovádíme žádná zpracování založená na automatizovaném rozhodování. |
Podat stížnost na dozorový úřad
|
V případě, že bychom vám na vaši žádost do 1 měsíce neodpověděli, můžete podat stížnost na Úřad na ochranu osobních údajů. |
5. Způsob výkonu práv
Pokud budete chtít uplatnit některé z těchto práv, můžete si podat žádost tímto způsobem:
Osobně v sídle společnosti, kde bude ověřena vaše totožnost podle občanského průkazu nebo pasu a bude od vás převzata písemná žádost a sdělen termín vyřízení. Bez ověření totožnosti není možné žádost přijmout.
K datu vyřízení vám zde bude po opětovném ověření totožnosti předáno písemné Vyrozumění o výsledku žádosti a související materiály.
Za požadavek na více než jednu kopii jsme oprávněni účtovat poplatek odpovídající administrativním nákladům.
Úkony spojené s výkonem práv subjektů údajů jsou činěny bezplatně.
Jsou-li však žádosti shledány jako zjevně nedůvodné nebo nepřiměřené, zejména proto, že se opakují, pak můžeme:
- Uložit přiměřený poplatek zohledňující administrativní náklady
- Odmítnout žádosti vyhovět.
Chcete-li podat žádost elektronicky:
- Zašlete ji e-mailem na adresu osobniudaje@vars.cz s vaším platným elektronickým podpisem, bez tohoto potvrzení totožnosti nemůže být uznána.
- Nebo zašlete z vaší datové schránky do datové schránky yv4gu24.
Do žádosti uveďte:
- Identifikační údaje – jméno, příjmení, datum narození
- O výkon jakého práva žádáte – viz kapitola Popis práv subjektů údajů
- Upřesnění žádosti – např. v případě opravy správné údaje
- Telefon – pro případná upřesnění a domluvu na dalším postupu V případě, že vzniknou pochyby o vaší totožnosti, jsme oprávněni vás požádat o poskytnutí dodatečných informací pro potvrzení totožnosti.
V případě, že vzniknou pochyby o vaší totožnosti, jsme oprávněni vás požádat o poskytnutí dodatečných informací pro potvrzení totožnosti.
Verze dokumentu 1.0 platná od 24.5.2018.