Informace o zpracování osobních údajů obchodních partnerů

Na základě Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (dále také jen „GDPR“) vám sdělujeme informace o zpracování osobních údajů obchodních partnerů, ke kterému dochází v souvislosti s naší podnikatelskou činností.

V souvislosti s naší podnikatelskou činností zpracováváme kontaktní údaje našich dodavatelů a zákazníků .

Jedná se o údaje, které potřebujeme pro zajištění plnění smlouvy nebo objednávky a následnou fakturaci a případné řešení reklamací. Také pracujeme s kontaktními údaji, které potřebujeme v oprávněném zájmu pro organizační zajištění dodávek.

1. Kontaktní údaje

Správcem osobních údajů je VARS BRNO a.s., Kroftova 3167/80c, 616 00 Brno.

Kontaktní údaje na osobu odpovědnou za ochranu osobních údajů jsou: osobniudaje@vars.cz

2. Tabulka zpracování osobních údajů

Název zpracování

Účel zpracování

Kategorie osobních údajů

Právní titul

Upřesnění právního titulu

Zdroj údajů

Doba uložení

Další příjemci

Účetnictví - papírová evidence

Evidence účetních dokladů

Kontaktní a fakturační údaje

Právní povinnost

Zákon o účetnictví č. 563/1991 Sb.

Subjekt údajů

10 let

Auditoři, daňový poradce

Účetnictví - elektronické evidence

Evidence účetních dokladů

Kontaktní a fakturační údaje

Právní povinnost

Zákon o účetnictví č. 563/1991 Sb.

Subjekt údajů

10 let

Auditoři, daňový poradce

Evidence zákazníků, dodavatelů v účetnictví

Evidence účetních dokladů

Kontaktní a fakturační údaje

Právní povinnost

Zákon o DPH č. 235/2004 Sb.

Subjekt údajů

10 let

Nejsou

Účetnictví - archivace listin

Archivace účetních dokladů

Kontaktní a fakturační údaje

Právní povinnost

Zákon o DPH č. 235/2004 Sb.

Subjekt údajů

10 let

Nejsou

Účetnictví - archivace dat

Evidence účetních dokladů

Kontaktní a fakturační údaje

Právní povinnost

Zákon o DPH č. 235/2004 Sb.

Subjekt údajů

10 let

Nejsou

Evidence zákazníků, dodavatelů

Řízení firmy pomocí ERP systému (podnikový informační systém)

Kontaktní a fakturační údaje

Uzavření nebo plnění smlouvy

 

Subjekt údajů

10 let

Nejsou

Evidence zákazníků, dodavatelů

Řízení firmy pomocí ERP systému

Kontaktní a fakturační údaje

Oprávněný zájem

 

Subjekt údajů

Do uznání žádosti o výmaz / po dobu trvání oprávněného zájmu

Nejsou

Evidence dodavatelů

Evidence dodavatelů k objednávkám

Kontaktní a fakturační údaje

Oprávněný zájem

 

Subjekt údajů

10 let

Nejsou

Soubory MS Office s osobními údaji obchodních partnerů na přenosných elektronických zařízeních (noteboky, mobilní telefony, …)

Aktuální a operativní údaje, zejména pro zpracování obchodní agendy a probíhajících zakázek

Kontaktní a fakturační údaje

Oprávněný zájem

 

Subjekt údajů

10 let

Nejsou

Předávání údajů dopravci - balíkové firmy + Česká pošta

Zajištění dopravy zboží k zákazníkům.

Kontaktní údaje

Uzavření nebo plnění smlouvy

 

Subjekt údajů

10 let

Dopravce

Zpracování kontaktů v ERP systému

Získávání nových zákazníků

Kontaktní údaje

Souhlas

 

Vizitky z veletrhu, údaje z veřejně dostupných webových stránek, telefonáty

Po dobu trvání souhlasu.

Nejsou

Rozesílání pozvánek na semináře a dalších informací

Šíření obchodních sdělení v podobě odborných informací a zpráv, marketingových materiálů, nabídek našeho zboží nebo služeb

Kontaktní údaje

Oprávněný zájem

 

Subjekt údajů

Do uznání žádosti o výmaz / po dobu trvání oprávněného zájmu

Nejsou

Zálohování dat ERP

Provozní a právní povinnost

Vše z ERP

Právní povinnost

Zejména zákon o DPH č. 235/2004 Sb.

Subjekt údajů

10 let

Nejsou

Archivace dat ERP

Provozní a právní povinnost

Vše z ERP

Právní povinnost

Zejména zákon o DPH č. 235/2004 Sb.

Subjekt údajů

10 let

Nejsou

Vzdálená správa ERP dodavatelem

Zajištění provozu ERP

Všechny z ERP

Oprávněný zájem

Za účelem zajištění aktualizací systému a uživatelské podpory

 

Zpracovatel ERP

 

3. Vysvětlení k tabulce a zpracováním

Právní tituly - jsou zákonná odůvodnění zpracování a jsou definovány v nařízení GDPR, článcích 6 a 9.

Doba uložení - znamená, po jakou dobu jsme oprávněni nebo povinni vaše údaje zpracovávat a mít je uloženy.

Další příjemci – zde uvádíme, jakým dalším příjemcům údaje předáváme. Pokud je uvedeno „Nejsou“, pak to znamená, že je nikomu nepředáváme.

Zdroj údajů – zde uvádíme, od koho jsme osobní údaje získali. Pokud je uvedeno „Subjekt údajů“, pak to znamená, že jsme je získali přímo od osoby, které se týkají.

Nemáme v úmyslu vaše osobní údaje předávat mimo EU nebo nějaké mezinárodní organizaci.

V případech, kdy je zpracování založeno na právním titulu „Uzavření nebo plnění smlouvy“, potřebujeme vaše osobní údaje pro uzavření smlouvy a její následné plnění, bez nich není možné smlouvu uzavřít.

V případech, kdy je zpracování založeno na právním titulu „Právní povinnost“, potřebujeme vaše osobní údaje zpracovávat na základě zákonných požadavků do dobu stanovenou daným zákonem a po tuto dobu toto zpracování nesmíme omezit ani vymazat.

Vaše osobní údaje budeme zpracovávat pouze za účely uvedenými v tabulce.

 

4. Popis práv subjektů údajů

Jako subjekt údajů (fyzická osoba, o níž jsou údaje zpracovávány) máte k vašim osobním údajům tato práva:

Právo

Upřesnění

Požadovat výpis

Jedná se o výpis údajů, které o vás vedeme, tzv. právo na přístup.

Výpis provedeme ve formátu podle našich možností. Nemáte právo požadovat výpis ve vámi stanoveném formátu.

Výjimkou kdy nesmíme výpis provést, jsou případy, týkající se dokumentů, jejichž zveřejněním by byla ohrožena práva a svobody jiných osob. Jedná se o osobní údaje dalších osob, ochranu obchodního tajemství, duševního vlastnictví apod.

Požadovat opravu

 

Pokud zjistíte, že o vás vedeme nepřesné, zastaralé nebo neúplné údaje, požádejte o jejich opravu nebo doplnění.

Požadovat výmaz

 

Výmaz musíme provést v případech, kdy bychom měli uložené osobní údaje po stanovené době uložení nebo neměli platný právní titul.

Výmaz nesmíme ze zákona provést v případech, kdy je zpracování prováděno z titulu Plnění smlouvy nebo Právní povinnosti.

Požadovat omezení zpracování

Toto se týká zpracování z titulu oprávněného zájmu.

K omezení zpracování dojde v případě podání námitky a omezení bude trvat po dobu posuzování námitky.

Podat námitku proti zpracování

Podat námitku lze v případech, kdy je zpracování prováděno z titulu oprávněného zájmu.

Námitka proti zasílání obchodních sdělení bude vždy uznána.

V případech uvádění vašeho jména nebo jiného kontaktního údaje v zájmu poskytování služeb je možnost zneužití téměř vyloučena a pro tyto činnosti je to nezbytné. Proto tento náš oprávněný zájem považujeme za převažující a námitky neuznáváme.

Odvolat souhlas se zpracováním

To je možné v případech, kdy je zpracování prováděno na základě souhlasu. Pokud jste ke zpracování poskytli souhlas a odvoláte ho, bude zpracování ukončeno.

Požadovat výpis v přenositelném formátu

 

Výpis v přenositelném formátu můžete požadovat pouze v případech zpracování založených na právních titulech - plnění smlouvy a souhlasu.

Můžete požadovat vypsání pouze těch údajů, které jste nám předali a které vedeme v elektronické podobě a nemáte právo požadovat formát. Předáme vám je ve formátu XLS s pojmenovanými sloupci.

Podat námitku proti automatizovanému rozhodování

Neprovádíme žádná zpracování založená na automatizovaném rozhodování.

Podat stížnost na dozorový úřad

 

V případě, že bychom vám na vaši žádost do 1 měsíce neodpověděli, můžete podat stížnost na Úřad na ochranu osobních údajů.

 

5. Způsob výkonu práv

Pokud budete chtít uplatnit některé z těchto práv, můžete si podat žádost tímto způsobem:

Osobně v sídle společnosti, kde bude ověřena vaše totožnost podle občanského průkazu nebo pasu a bude od vás převzata písemná žádost a sdělen termín vyřízení. Bez ověření totožnosti není možné žádost přijmout.

K datu vyřízení vám zde bude po opětovném ověření totožnosti předáno písemné Vyrozumění o výsledku žádosti a související materiály.

Za požadavek na více než jednu kopii jsme oprávněni účtovat poplatek odpovídající administrativním nákladům.

Úkony spojené s výkonem práv subjektů údajů jsou činěny bezplatně.

Jsou-li však žádosti shledány jako zjevně nedůvodné nebo nepřiměřené, zejména proto, že se opakují, pak můžeme:

  1. uložit přiměřený poplatek zohledňující administrativní náklady,
  2. odmítnout žádosti vyhovět.

Chcete-li podat žádost elektronicky:

  1. zašlete ji e-mailem na adresu osobniudaje@vars.cz s vaším platným elektronickým podpisem, bez tohoto potvrzení totožnosti nemůže být uznána.
  2. Nebo zašlete z vaší datové schránky do datové schránky yv4gu24.

Do žádosti uveďte:

  1. Identifikační údaje – jméno, příjmení, datum narození
  2. O výkon jakého práva žádáte – viz kapitola Popis práv subjektů údajů
  3. Upřesnění žádosti – např. v případě opravy správné údaje
  4. Telefon – pro případná upřesnění a domluvu na dalším postupu V případě, že vzniknou pochyby o vaší totožnosti, jsme oprávněni vás požádat o poskytnutí dodatečných informací pro potvrzení totožnosti.  

V případě, že vzniknou pochyby o vaší totožnosti, jsme oprávněni vás požádat o poskytnutí dodatečných informací pro potvrzení totožnosti.

Verze dokumentu 1.0 platná od 24.5.2018.